Algemene voorwaarden

‍Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende definities gehanteerd:

· Instaat: Instaat B.V., gevestigd te Utrecht.

· Werving en selectie: het proces waarbij Instaat kandidaten werft, selecteert en voordraagt voor vacatures bij de opdrachtgever, met als doel een aanstelling.

· Detachering: het proces waarbij Instaat een kandidaat ter beschikking stelt aan de opdrachtgever voor tijdelijke inzet binnen de organisatie van de opdrachtgever, op basis van een overeenkomst tussen Instaat en de opdrachtgever.

· Kandidaat: een professional die door Instaat  wordt voorgedragen voor een functie / vacature bij de opdrachtgever.

· Freelancer: een zelfstandig professional die diensten verleent vanuit Instaat op projectbasis bij de opdrachtgever, zonder vast dienstverband.

· Opdrachtgever: de entiteit, firma of rechtspersoon, inclusief dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen, waaraan de kandidaat wordt voorgedragen voorwerving en selectie, detachering of andere diensten zoals beschreven in de overeenkomst.

· Opdracht: een opdracht gegeven door de opdrachtgever aan Instaat voor het werven en selecteren en/of detachering van kandidaten voor een specifieke functie /vacature.

· Opdrachtbevestiging: een schriftelijke bevestiging van de opdracht verstrekt door Instaat aan de opdrachtgever waarin de details van de dienstverlening worden gespecificeerd, inclusief maar niet beperkt tot de functieomschrijving, de duur van de opdracht en de tarieven, die deel uitmaakt van de overeenkomst tussen beide partijen.

· Aanstelling / aanstellen: het aangaan van een arbeidsovereenkomst, overeenkomst tot aanneming van werk of overeenkomst van opdracht tussen de opdrachtgever en de kandidaat na een voordracht door Instaat of het ter beschikking stellen van de kandidaat aan de opdrachtgever door een derde.

· voordracht /voordragen: het proces waarbij Instaat een kandidaat voorstelt inclusief curriculum vitae of soortgelijk profiel(omschrijving) aan de opdrachtgever vooroverweging en/of het houden van een persoonlijk of telefonisch sollicitatiegesprek tussen de opdrachtgever en een kandidaat.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten en diensten geleverd door Instaat op het gebied van werving en selectie, alsook op de detachering van freelancers, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 3. Overeenkomst

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Instaat en opdrachtgever, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken. De voorwaardenzijn eveneens van toepassing op handelingen van door de Instaat in het kader van de opdracht ingeschakelde derden.

2. Deze algemene voorwaarden worden geacht te zijn aanvaard door de opdrachtgever op het moment van voordracht, aanstelling van de kandidaat, of op het moment waarop de opdrachtgever informatie over de kandidaat aan derden verstrekt.

3. Deze algemene voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen de partijen. Eventuele andere algemene- en/of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever zijn uitdrukkelijk uitgesloten. 

4. Indien onduidelijkheid bestaat omtrent de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden, dan dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen.

Artikel 4. Diensten

1. Instaat biedt werving en selectie diensten aan opdrachtgevers die op zoek zijn naar gekwalificeerd personeel. Dit omvat het actief zoeken, selecteren en aanbevelen van geschikte kandidaten voor openstaande posities binnen de organisatie van de opdrachtgever.

2. Daarnaast faciliteert Instaat de detachering van freelancers. Dit houdt in dat Instaat freelancers inzet bij opdrachtgevers om tijdelijke projecten te vervullen.

3. Alle diensten worden uitgevoerd met zorgvuldigheid en professionaliteit, waarbij Instaat streeft naar een optimale match tussen kandidaat/ freelancer en opdrachtgever.

Artikel 5. Kennisgeving

1. De opdrachtgever informeert Instaat onmiddellijk over de aanstelling van de kandidaat en stuurt binnen 7 dagen na aanstelling een kopie van de ondertekende overeenkomst tussen opdrachtgever en kandidaat aan Instaat. 

2. Alle kandidaten / freelancers die het selectieproces van Instaat doorlopen, worden beschouwd als kandidaten van Instaat.  

Artikel 6. Tarieven en betaling

1. De factuur bij werving en selectie omvat een vooraf afgesproken percentage fee op basis van het fulltime bruto jaarsalaris van de kandidaat, inclusief vakantiegeld en overige emolumenten, exclusief BTW. Instaat brengt 50% van de werving en selectie-fee in rekening bij aanvang van de kandidaat en 50% na de proeftijd van één maand.

2. Het factuurbedrag bij detachering omvat het uurtarief van de freelancer plus een marge voor Instaat. Hierbij factureren de opdrachtgever maandelijkse voor detachering van de freelancer(s).

3. Instaat verzendt de factuur naar de opdrachtgever op het moment van aanstelling / ondertekening van de arbeidsovereenkomst of uiterlijk op de datum waarop de werkzaamheden aanvangen van de door Instaat geselecteerde kandidaat.

4. De betalingstermijn voor werving en selectie en detachering is 14 dagen na factuurdatum.

5. Instaat betaalt de freelancer binnen 7 dagen nadat de opdrachtgever het volledige factuurbedrag heeft voldaan aan Instaat. Indiende opdrachtgever niet voldoet aan de betalingsverplichting, kan Instaat de freelancer ook niet betalen.

Artikel 7. Garanties

1. Instaat streeft ernaar geschikte kandidaten voor te dragen door hun identiteit vast te stellen en te screenen op ervaring, opleiding, kwalificaties en bevoegdheden. Tevens wordt gecontroleerd of de kandidaat bereid is te werken in de aangegeven functie. Deze informatie wordt aan de opdrachtgever verstrekt tijdens de voordracht, zowel mondeling als schriftelijk.

2. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verifiëren van de geschiktheid van de kandidaat, waarbij alle door de kandidaat verstrekte referenties in overweging worden genomen. Daarnaast dient de opdrachtgever te zorgen voor de verkrijging van vereiste vergunningen, medische keuringen en het voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot de werkzaamheden van de kandidaat.

3. De opdrachtgever voorziet Instaat van relevante informatie met betrekking tot de functie waarvoor de kandidaat de functie op tijdelijke basis zal vervullen of in dienst zal worden genomen. Dit omvatdetails over de werkzaamheden, werktijden, aanvangsdatum, vereiste ervaring, opleiding, kwalificaties, gezondheids- en veiligheidsrisico's, salaris en opzegtermijn.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

1. Instaat verbindt zich ertoe binnen vier weken kosteloos een nieuwe kandidaat voor te dragen indien de oorspronkelijke kandidaat binnen de proeftijd niet aan de verwachtingen voldoet, tenzij het niet voldoen aan de eisen buiten de invloedssfeer van Instaat ligt. Denk hierbij aan het tewerkstellen van kandidaat in een andere functie dan de functie waarvoor Instaat de kandidaat heeft voorgedragen, verandering van vestigingsplaats van opdrachtgever, in de persoon van de kandidaat gelegen omstandigheden zoals verhuizing, ziekte en zwangerschap. Restitutie is tevens niet aan de orde in het geval van organisatorische wijzigingen aan de zijde van opdrachtgever, zoals een reorganisatie of personeelsinkrimping.

2. Indien het niet lukt om binnen deze termijn een nieuwe kandidaat te vinden, heeft de opdrachtgever recht op 50% restitutie van de totale werving en selectie fee, maar alleen indien de kandidaat binnen deproeftijd stopt. Na de proeftijd is de opdrachtgever het volledige werving en selectiebedrag verschuldigd aan Instaat.

3. Als de opdrachtgever de kandidaat binnen 12 maanden na beëindiging van de aanstelling opnieuw aanstelt, is de opdrachtgever het volledige factuurbedrag verschuldigd aan Instaat. Ook is de opdrachtgever het volledige factuurbedrag verschuldigd wanneer de opdrachtgever binnen 12 maanden na de datum van de voordracht voor elke kandidaat die door of via Instaat, direct of indirect, is aangesteld door de opdrachtgever.

4. De voordracht van kandidaten is vertrouwelijk. Indien de opdrachtgever informatie over een door Instaat voorgedragen kandidaat doorgeeft aan een derde, wat resulteert ineen aanstelling door deze derde binnen 12 maanden na de voordracht, is de opdrachtgever het door Instaat gehanteerde factuurbedrag verschuldigd zonder recht op restitutie.

5. Instaat is niet aansprakelijk voor schade die de opdrachtgever lijdt als gevolg van of in verband met het wervings- en selectieproces, de voordracht of bij aanstelling van een kandidaat, of wanneer Instaat het nalaat om kandidaten voor te dragen.

6.Indien de opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, dan is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. De opdrachtgever is dan de wettelijke rente verschuldigd. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.

7. Instaat is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. De aansprakelijkheid van Instaat is in ieder geval steeds beperkt tot het bedrag der uitkering van zijn verzekeraar in voorkomend geval. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor schade en aansprakelijkheid tijdens de detachering via Instaat; Instaat is hier niet voor verantwoordelijk en aansprakelijk

8. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Instaat aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan Instaat toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden. Instaat is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

Artikel 9. Vrijwaring

De opdrachtgever vrijwaart Instaat voor eventuele aanspraken van derden, die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden en waarvan de oorzaak aan andere dan aan Instaat toerekenbaar is. Indien Instaat uit dien hoofde door derden mocht worden aangesproken, dan is de opdrachtgever gehouden Instaat zowel buiten als in rechte bij te staan en onverwijld al hetgeen te doen dat van hem in dat geval verwacht mag worden. Mocht de opdrachtgever in gebreke blijven in het nemen van adequate maatregelen, dan is Instaat, zonderingebrekestelling, gerechtigd zelf daartoe over te gaan. Alle kosten en schade aan de zijde van Instaat en derden daardoor ontstaan, komen integraal voorrekening en risico van de opdrachtgever.

Artikel 10. Beëindiging van de overeenkomst

1. Instaat is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien de opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt, na het sluiten van de overeenkomst Instaat ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen, indien de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is om zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen uit de overeenkomst en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is of indien door de vertraging aan de zijde van de opdrachtgever niet langer van Instaat kan worden gevergd dat hij de overeenkomst tegen de oorspronkelijk overeengekomen condities zal nakomen.

2. Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van Instaat op de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar. Indien Instaat de nakoming van de verplichtingen opschort, behoudt hij zijn aanspraken uit de wet en overeenkomst.

3. Indien de opdrachtgever zijn uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen niet nakomt en deze niet-nakomingontbinding rechtvaardigt, dan is Instaat gerechtigd de overeenkomst terstond en met directe ingang te ontbinden zonder enige verplichting zijnerzijds tot betaling van enige schadevergoeding of schadeloosstelling, terwijl de opdrachtgever, uit hoofde van wanprestatie, wél tot schadevergoeding of schadeloosstelling is verplicht.

4. Bij detachering geldt dat zowel de opdrachtgever, freelancer en Instaat gedurende de eerste week van de opdracht de overeenkomst dagelijks kunnen opzeggen. Na de eerste week geldt een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen. Afwijking van de standaard opzegtermijn door één van de partijen is alleen mogelijk in overleg en met akkoord van zowel opdrachtgever, freelancer als Instaat.

Artikel 11. Overmacht

1. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenkomende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Instaat geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Instaat niet in staat is zijn verplichtingen na te komen. Werkstakingen in het bedrijf van Instaat of van derden daaronder begrepen. Instaat heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen indien de omstandigheid die (verdere)nakoming van de overeenkomst verhindert, intreedt nadat Instaat zijn verbintenis had moeten nakomen.

2. Instaat is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens de opdrachtgever indien hij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.

3. Instaat kan gedurende de periode dat de overmacht voortduurt de verplichtingen uit de overeenkomst opschorten. Indien deze periode langer duurt dan 30 dagen, dan is ieder der partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden, zonderverplichting tot vergoeding van schade aan de andere partij.

Artikel 12. Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de door Instaat geleverde diensten blijven eigendom van Instaat, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2. De klant mag geen inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten van Instaat, inclusief maar niet beperkt tot het kopiëren, reproduceren of verspreiden van materialen zonder voorafgaande toestemming.

Artikel 13. Data privacy

Instaat verwerkt persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde en specifieke doeleinden, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Gedetailleerde privacy-informatie, inclusief het recht op toegang en rectificatie van persoonsgegevens, is beschikbaar op de website van Instaat.

Artikel 14. Geschillenbeslechting

Als er een geschil ontstaat met betrekking tot deze overeenkomst, zullen we allereerst proberen het geschil in goed overleg op te lossen. Indien dit niet lukt binnen een redelijke termijn, zullen we het geschil voorleggen aan een onafhankelijke geschillencommissie, bestaande uit neutrale arbiters. De uitspraak van deze commissie is bindend voor beide partijen en zal zonder verder beroep worden uitgevoerd. De kosten van de geschillencommissie worden verdeeld volgens een door de commissie vastgestelde verdeelsleutel. Deze bepaling laat het recht van partijen om een voorlopige voorziening te vragen bij de bevoegde rechtbanken onverlet.

Artikel 15. Toepasselijk recht

Deze overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende geschillen zullen worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Nederlands recht. In geval van geschillen zullen enkel de rechtbanken in Utrecht, Nederland, bevoegd zijn.

Artikel 16. Vindplaatsen wijziging algemene voorwaarden

Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel 87762358. Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie c.q. de versie zoals die gold ten tijde van de totstandkoming van de rechtsbetrekking met Instaat. De Nederlandse tekst van de algemene voorwaarden is steeds bepalend voor de uitleg daarvan.

‍